Voor het spreekuur kunt u telefonisch een afspraak maken. De assistente vraagt naar uw klachten, enerzijds om in te schatten hoe urgent uw klacht is en wanneer u het beste ingepland kan worden. Anderzijds om u direct bij de juiste medewerker in te plannen en zodat deze zich kan voorbereiden.
De afspraak duurt 10 minuten, met 5 minuten uitloop voor administratie. Tijdens deze afspraak kan gewoonlijk één klacht worden besproken. Als u denkt meer tijd nodig te hebben of u heeft meerdere klachten, dan kunt u een langere afspraak maken. Dit is door drukte echter niet altijd mogelijk.

Mocht u plotseling zijn verhinderd, wilt u dit dan tijdig doorgeven? Niet verschijnen (no-show) kan leiden tot het in rekening brengen van een no-show tarief.